23/09/2026
Manter documentos fiscais, contábeis, financeiros e trabalhistas organizados é o que permite à empresa comprovar operações, pagamentos e informações prestadas ao Fisco. Os períodos de conservação, porém, mudam conforme o tipo de documento e a legislação aplicável — o Código Tributário Nacional (CTN) fixa cinco anos para a constituição e a cobrança do crédito tributário.
Na rotina empresarial circulam NF-e, NFS-e, livros digitais, comprovantes de tributos, extratos bancários, contratos comerciais e documentos de folha de pagamento. Cada categoria pode exigir forma e prazo de armazenamento diferentes.
Uma mudança relevante veio em 2025 com o Ajuste SINIEF nº 2/2025, que padronizou em 132 meses o prazo mínimo de guarda e expurgo, pela Administração Tributária, dos arquivos XML de determinados Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e), contados da autorização do documento. A regra produz efeitos desde 1º de maio de 2025.
As notas fiscais eletrônicas e os demais documentos fiscais digitais precisam ser preservados em seus arquivos eletrônicos. No caso da NF-e, o XML é o arquivo que carrega as informações do documento, enquanto o DANFE é apenas a representação gráfica que acompanha a mercadoria.
Os livros e arquivos digitais transmitidos pelo SPED também precisam ficar disponíveis — entre eles ECD, ECF, EFD-Contribuições e EFD-ICMS/IPI. A Receita Federal orienta que empresas obrigadas ao processamento eletrônico mantenham à disposição da administração tributária os arquivos digitais e os sistemas pelo prazo decadencial.
Comprovantes de recolhimento como DAS, DARF e GNRE, além dos registros de retenções tributárias, completam esse conjunto. Guardá-los permite ligar cada pagamento à operação correspondente, e o prazo aplicável deve ser avaliado caso a caso, conforme o tributo e a legislação de cada situação.
Publicado em 11 de abril de 2025, o ajuste padronizou em 132 meses o prazo mínimo de guarda e expurgo dos XML de determinados documentos fiscais eletrônicos, contados da data de autorização. A lista inclui NF-e, CT-e, MDF-e, NFC-e, BP-e, NF3e, CT-e OS, GTV-e, DC-e e NFCom. A norma também veda o expurgo das tabelas de controle das aplicações autorizadoras usadas na validação dos documentos.
A regra vigora desde a publicação e passou a produzir efeitos em 1º de maio de 2025, padronizando o procedimento para Estados, Distrito Federal e Receita Federal.
Vale uma distinção importante: o prazo do ajuste não se confunde com os prazos de conservação dos contribuintes. Em consulta tributária, a Secretaria da Fazenda de São Paulo esclareceu que a exigência de 132 meses é dirigida à Administração Tributária e não criou, para os contribuintes paulistas, uma obrigação geral de guardar documentos por 11 anos.
Os registros financeiros completam a documentação da empresa e podem ser exigidos para comprovar movimentações e pagamentos: extratos bancários, comprovantes de transferência, boletos pagos e recibos de depósito.
Contratos comerciais, documentos de fornecedores e acordos que formalizam relações entre as partes seguem os prazos aplicáveis a cada obrigação. Em contratos longos ou com obrigações pendentes, o período de conservação deve levar em conta a relação jurídica documentada. O mesmo raciocínio vale para empréstimos e financiamentos, cujos contratos, extratos e comprovantes de pagamento devem ser guardados conforme a obrigação correspondente.
Já holerites, comprovantes de pagamento, férias, 13º salário, FGTS e demais documentos das relações de trabalho seguem os prazos da legislação trabalhista. A CLT estabelece prescrição de cinco anos para créditos resultantes das relações de trabalho, observado o limite de dois anos após o encerramento do contrato.
O prazo de guarda não pode ser tratado como regra única. O profissional precisa identificar a natureza de cada arquivo e verificar qual legislação ou obrigação está associada a ele antes de definir o período de retenção.
Separar documentos fiscais eletrônicos, escriturações digitais, comprovantes de pagamento, contratos e registros trabalhistas facilita a localização dos arquivos e permite aplicar a cada grupo o prazo que lhe cabe.
Nos arquivos digitais, além do prazo, importa garantir a recuperação dos documentos quando solicitados. A Receita Federal determina, por exemplo, que certos arquivos digitais e os sistemas usados para registrar operações, escriturar livros ou elaborar documentos contábeis e fiscais permaneçam à disposição pelo prazo decadencial.
A documentação pode ser estruturada por tipo de arquivo, período e identificação da empresa. Nos documentos eletrônicos, é essencial preservar os arquivos nos formatos originais e manter mecanismos que permitam recuperá-los.
Os XML dos documentos fiscais eletrônicos devem permanecer disponíveis durante o período aplicável a cada documento; para os DF-e abrangidos pelo Ajuste SINIEF nº 2/2025, o período de 132 meses vale para guarda e expurgo no âmbito da Administração Tributária.
Por fim, mesmo quando a contabilidade é feita por escritório terceirizado, a empresa segue responsável por controlar os documentos necessários às suas operações e garantir acesso aos arquivos que compõem sua documentação fiscal, financeira e trabalhista.
Fonte: Com informações de Contábeis
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